Polityka prywatności i klauzula RODO KRAJOWEGO INSTYTUTU PRAWNO – PODATKOWEGO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Krajowy Instytut Prawno – Podatkowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie – Ochrona danych osobowych.
Informacje dotyczące zbierania danych od osoby, której dane dotyczą.
Poważnie podchodzimy do kwestii ochrony danych osobowych naszych klientów oraz kontrahentów i zobowiązujemy się zapewnić ją na odpowiednim poziomie. Niniejsze zasady opisują, jakie dane klientów/kontrahentów są gromadzone przez Krajowy Instytut Prawno – Podatkowy sp. z o.o. („KIPP”) z siedzibą w Warszawie oraz w jaki sposób chronimy i przetwarzamy dane osobowe.
W związku z rozpoczęciem stosowania z dniem 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „Rozporządzenie”, zwane również potocznie „RODO”) informujemy, iż od dnia 25 maja 2018 r. przysługują Pani/Panu określone poniżej prawa związane z przetwarzaniem przez Krajowy Instytut Prawno – Podatkowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie Pani/Pana danych osobowych.
Jednocześnie na podstawie art. 13 Rozporządzenia informujemy, iż od dnia 25 maja 2018 r. aktualne są poniższe informacje i zasady związane z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych. Od tej daty ww. Rozporządzenie jest bezpośrednio stosowane w Polsce.
SPIS TREŚCI
1. Administrator danych osobowych
2. Cele i podstawy przetwarzania
3. Które dane należy nam podać?
4. Odbiorcy danych
5. Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych
6. Okres przechowywania danych
7. Twoje prawa
8. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych
9. Informacja o zmianie celu przetwarzania danych przez Administratora
10. Zgoda
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Krajowy Instytut Prawno – Podatkowy sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-877), Aleja Solidarności 155 lok. 28, NIP:5252730982, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS: 0000705768, tel. 22 122 02 77, e-mail: instytut@kipp24.pl.
To oznacza, iż jako Administrator odpowiadamy za ich wykorzystanie w sposób bezpieczny, zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami prawa.
2. Cele i podstawy przetwarzania
Krajowy Instytut Prawno – Podatkowy sp. z o.o. przetwarza Pani/Pana dane osobowe (uzyskane przy zawieraniu umowy oraz w trakcie jej trwania, a także przed podpisaniem umowy w celu jej zawarcia) w następujących celach:
a) w celu zawarcia i wykonywania umowy oraz podjęcia działań przed zawarciem umowy na podstawie Pani/Pana zainteresowania naszą ofertą (podstawa z art. 6 ust.1 lit. b) Rozporządzenia);
b) w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (podstawa z art. 6 ust.1 lit. c) Rozporządzenia) – cel ten związany jest z obowiązkami prawnymi przechowania określonych dokumentów przez czas wskazany w przepisach prawa, np.:
art. 74 ust. 2 pkt 1-8 Ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2017 r. poz. 1858);
art. 86 §1 i 2 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. 1997 nr 137 poz. 926).
c) w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia);
d) w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia);
e) w celu marketingu bezpośredniego usług oferowanych przez Administratora – co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia);
f) w określonym celu na podstawie Pani/Pana zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w jednym lub większej ilości celów (podstawa z art. 6 ust.1 lit. a) Rozporządzenia) – jeśli wyrazi Pan/Pani zgodę na wykorzystywanie swoich danych, treść tej zgody będzie określać w jakim konkretnie celu będziemy przetwarzać te dane.
Informujemy, iż we wskazanych wyżej celach nie będziemy dokonywać profilowania, czyli zautomatyzowanej analizy Pana/Pani danych i opracowania przewidywań na temat preferencji lub przyszłych zachowań (profilowanie oznacza, np. w przypadku profilowania marketingowego określanie, którą ofertą może być Pan/Pani najbardziej zainteresowany/a w oparciu o wcześniejsze Pana/Pani wybory). W przypadku zmiany decyzji dotyczącej dokonywania profilowania zostanie Pan/Pani o powyższym poinformowany/a poprzez uzupełnienie niniejszej informacji i przesłanie jej na wskazany przez Pan/Panią adres poczty elektronicznej.
3. Które dane należy nam podać?
Do zawarcia umowy wymagamy podania przez Panią/Pana danych na formularzu umowy (jeśli ich Państwo nie podadzą, nie zawrzemy umowy). Dodatkowo możemy poprosić o dane opcjonalne, które nie mają wpływu na zawarcie umowy (jeśli ich nie otrzymamy, nie będziemy mogli, np. dzwonić pod numer kontaktowy).
W trakcie trwania umowy, świadcząc usługi, wchodzimy w posiadanie innych Pani/Pana danych. Pojawienie się u nas Pani/Pana danych osobowych jest konsekwencją działania naszych usług, z których Pan/Pani korzysta.
Zawierając umowę lub w czasie trwania umowy, może Pan/Pani dodatkowo, np. zamówić usługi nieobjęte dotąd umową. Jeżeli będzie to wymagało wykorzystania Pani/Pana danych w sposób inny niż opisany w tym dokumencie, brakujące informacje uzupełnimy i przekażemy, o ile to możliwe, przed uzyskaniem danych. W pozostałym zakresie informacje o przetwarzaniu danych zawarte w tym dokumencie pozostaną aktualne.
4. Odbiorcy danych
W związku z przetwarzaniem danych w celach wskazanych w punkcie 2 niniejszego dokumentu Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami Pani/Pana danych mogą być:
a) Organy władzy publicznej, w zakresie, w którym nie otrzymują danych w ramach konkretnego postępowania na podstawie prawa (w zależności od podstawy kompetencyjnej);
b) Podmioty, które przetwarzają Pana/Pani dane osobowe w imieniu Krajowym Instytutem Prawno – Podatkowym sp. z o.o. na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzania przetwarzania danych osobowych (tzw. podmioty przetwarzające). Będą to.: nasi doradcy biznesowi, podmioty zajmujące się marketingiem, agenci, księgowi, informatycy, firmy archiwizujące, obsługa IT, obsługa kadrowa, szkoleniowcy, podmioty udzielające licencji na korzystanie z programów komputerowych, podmioty udzielające miejsca na dysku w sieci);
c) Doradcy Pana/Pani, jako osoby, której dane dotyczą,
d) Bliskie Pani/Panu osoby,
e) Odbiorcy w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej, jeżeli podejmiemy decyzję, o takim przekazaniu;
f) Inne podmioty objęte umową o świadczenie usług (umową z klientem);
g) Biura informacji gospodarczej;
h) Zewnętrzni administratorzy danych (tzw. Równoległy Administrator, któremu dane są udostępniane, np. radcy prawni i adwokaci, podmioty prowadzące działalność kurierską lub pocztową, podmioty nabywające wierzytelności – w razie niezapłacenia przez Państwa naszych faktur w terminie),
i) Podmioty powiązane z administratorem w ramach grupy kapitałowej.
5. Przekazywanie danych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych
Nie przekazujemy Pani/Pana danych poza teren Polski, Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Ale może się okazać, że w czasie trwania umowy zdecydujemy się o przekazaniu danych poza EOG – wyłącznie w zakresie, na jaki pozwalać nam będzie prawo. Do takiego przekazania dojdzie tylko w sytuacji, kiedy państwo trzecie zapewni odpowiednią ochronę Pani/Pana danych osobowych. O takiej sytuacji zostanie Pani/Pan poinformowany drogą mailową lub telefoniczną.
W przypadku przekazania Pana/Pani danych osobowych do Państwa trzeciego, które nie zostało uznane decyzją Komisji Europejskiej za państwo zapewniające odpowiedni stopień ochrony, wystąpimy do Pana/Pani o wyrażenie wyraźnej zgody na takie przekazanie, informując Pana/Panią o uprzednim ryzyku wiążącym się z takim przekazaniem na podstawie art. 40 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia.
6. Okres przechowywania danych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wskazanych w punkcie 2 celów przetwarzania, tj.:
a) w zakresie realizacji zawartej przez Panią/Pana z Krajowym Instytutem Prawno – Podatkowym sp. z o.o. umowy, przez okres do czasu zakończenia jej realizacji, a po tym czasie:
• przez okres wymagany przez przepisy prawa, np. dla przechowywania określonej dokumentacji księgowej i określonych danych zgodnie z przepisami podatkowymi;
• przez okres wynikający z prawnie uzasadnionych interesów Krajowego Instytutu Prawno-Podatkowego sp. z o.o. (tj. okres przedawnienia dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń),
b) w zakresie wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Krajowym Instytucie Prawno – Podatkowym sp. z o.o. w związku z prowadzeniem działalności prawnej i realizacją zawartych umów, przez wyznaczony prawem okres do czasu wypełnienia tych obowiązków przez Krajowy Instytutu Prawno – Podatkowego sp. z o.o.;
c) w zakresie wewnętrznych celów administracyjnych, przez okres do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Krajowego Instytutu Prawno – Podatkowego sp. z o.o. stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Panią/Pana sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
d) w zakresie marketingu i promocji usług oferowanych przez Administratora – przez okres do wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych;
e) w zakresie wyrażonej zgody – do czasu jej wycofania.
7. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem przez Krajowy Instytut Prawno – Podatkowy sp. z o.o. Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu:
a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii – art. 15 Rozporządzenia;
b) prawo do sprostowania (poprawienia) swoich danych – art. 16 Rozporządzenia;
c) prawo do usunięcia danych (jeżeli Pani/Pana zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy przetwarzali Pani/Pana dane, może Pani/Pan zażądać, abyśmy je usunęli) – art. 17 Rozporządzenia;
d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych (może Pani/Pan zażądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Panią/Panem działań, jeżeli Pani/Pana zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Pani/Pana temat lub przetwarzamy je bezpodstawnie; lub nie chce Pani/Pan, żebyśmy je usunęli, bo są Pani/Panu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub na czas wniesionego przez Pani/Pana sprzeciwu względem przetwarzania danych) -art. 18 Rozporządzenia;
e) prawo do przenoszenia danych: ma Pani/Pan prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. format „.csv”) dane osobowe Panią/Pana dotyczące, w których posiadaniu jesteśmy na podstawie umowy lub Pani/Pana zgody. Może Pani/Pan zlecić nam przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi – art. 20 Rozporządzenia;
f) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzamy Pani/Pana dane niezgodnie z prawem, może Pani/Pan złożyć w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (będącego następcą Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych);
g) prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych (w każdej chwili ma Pani/Pan prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Pani/Pana zgody) – art. 7 ust. 3 Rozporządzenia. Cofnięcie Pani/Pana zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pani/Pana zgody przed jej wycofaniem. Cofnięcie zgody występuje poprzez wysłanie wiadomości mailowej na adres: : instytut@kipp24.pl.
Niezależnie od praw wymienionych wyżej może Pan/Pani w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Pana/Pani danych (w tym profilowania, o ile jest dokonywane) na potrzeby marketingu bezpośredniego – art. 21 Rozporządzenia. Po przyjęciu wniosku w tej sprawie jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu.
W szczególnych sytuacjach może Pan/Pani w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Pana/Pani danych osobowych (w tym profilowania, o ile jest dokonywane), jeśli podstawą wykorzystania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny – art. 21 Rozporządzenia. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją:
1) ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności,
lub
2) podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
8. Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych
W zakresie, w jakim przetwarzanie Pani/Pana danych następuje w celu zawarcia i realizacji umowy z Krajowym Instytutem Prawno – Podatkowym sp. z o.o., podanie przez Panią/Pana danych jest warunkiem zawarcia tej umowy. Podanie danych ma charakter dobrowolny, jednak konsekwencją niepodania tych danych będzie brak możliwości zawarcia i realizacji tej umowy.
9. Informacja o zmianie celów przetwarzania danych przez Administratora
Jeżeli Krajowy Instytut Prawno-Podatkowy sp. z o.o. zdecyduje przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane, przed takim dalszym przetwarzaniem poinformujemy Pana/Panią, o tym innym celu oraz udzielimy wszelkich innych stosownych informacji.
10. Zgoda
Jeżeli wykorzystanie przez nas Pana/Pani danych nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi naszego prawnie uzasadnionego interesu, możemy prosić o wyrażenie zgody na określone cele wykorzystania Państwa danych. Taka zgoda może umożliwiać, np. udostępnienie danych innym podmiotom na potrzeby ich akcji promocyjnych lub automatyczne podjęcie decyzji w oparciu o Państwa dane i na Państwa żądanie albo kontakt telefoniczny/mailowy z Panią/Panem celem przekazywania informacji o przebiegu realizacji umowy. Udzieloną nam zgodę może Pan/Pani w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Pana/Pani danych przed cofnięciem takiej zgody). Cofnięcie zgody następuje przez stosowną informację, zgodnie z punktem 7 lit. g) niniejszego dokumentu.
Jeżeli wyrazi Pan/Pani zgodę na wykorzystywanie swoich danych, treść tej zgody będzie określać, w jakim celu będziemy przetwarzać te dane. Zgoda dla przetwarzania Pana/Pani danych będzie stosowana tylko w celach, w których nie znajdą zastosowania inne przesłanki przetwarzania wskazane w punkcie 2 lit. a)-e) powyżej.
Warszawa, 09 lipca 2018r.